En una refaccionaria de Puebla, el correo contacto@ está abierto en el celular del dueño, en el de dos vendedores y en la computadora del mostrador. Todos usan la misma contraseña. Funciona bien hasta el día en que un cliente reclama que nadie le contestó la cotización, y resulta que los tres vieron el mensaje y cada uno pensó que otro ya lo había respondido.
Compartir un correo entre varias personas es normal en un negocio. El problema es compartir la contraseña. Aquí te explicamos qué falla con esa costumbre y qué opciones hay para que varias personas atiendan el mismo correo, cada una con su propio acceso.
Qué falla cuando todos entran con la misma contraseña
No sabes quién respondió. En los Enviados aparece la respuesta, pero no quién la escribió. Si un cliente se queja de un trato grosero o de un precio mal dado, no hay forma de saber a quién preguntarle.
Los mensajes se marcan como leídos para todos. Con IMAP, lo que una persona abre en su celular aparece leído en todos los demás dispositivos. Basta con que alguien abra un correo en el camión y lo olvide para que nadie más lo note entre la bandeja.
Algunos mensajes desaparecen. Si una sola persona configuró la cuenta con POP en lugar de IMAP, su teléfono puede descargar los correos y borrarlos del servidor. Los demás nunca los ven. Lo explicamos a detalle en IMAP o POP: por qué tus correos desaparecen del celular.
Cambiar la contraseña se vuelve un pleito. Cuando un vendedor se va, lo correcto es cambiar la clave. Pero eso desconecta a todos, y hay que reconfigurar cada celular y cada computadora. Por eso muchos negocios no la cambian, y la persona que se fue sigue leyendo el correo de la empresa desde su casa. Si te está pasando, revisa qué hacer con el buzón de un empleado que se va.
La verificación en dos pasos se complica. El código llega a un solo teléfono. Si cinco personas necesitan entrar, terminan pidiéndose el código por WhatsApp, o alguien desactiva la protección para no batallar.
Un descuido expone a todos. Si uno de los usuarios cae en un correo falso y escribe la contraseña, quien la robe tiene acceso a todo lo que entra a contacto@: cotizaciones, facturas y datos de clientes.
Formas de repartir un correo sin compartir la clave
Alias o reenvío a buzones personales
Cada persona tiene su propio buzón, por ejemplo ana@tunegocio.mx y luis@tunegocio.mx. La dirección contacto@ no es un buzón aparte: es un alias que entrega una copia del mensaje a los dos. Cada quien entra con su contraseña y puede tener su propia verificación en dos pasos.
Lo que debes cuidar: por defecto, la respuesta sale desde la dirección personal y no desde contacto@. Muchos servicios de correo permiten configurar la opción de enviar como para que el cliente vea la dirección general. Otro detalle es que Ana no ve si Luis ya contestó, así que conviene acordar quién atiende qué. Tenemos una guía para crear un alias como ventas@ sin abrir otro buzón.
Buzón compartido o delegación
Aquí contacto@ sí es un buzón, pero nadie entra con su contraseña. Cada empleado entra con su propia cuenta y desde ahí abre el buzón compartido, con los permisos que tú le des. En Microsoft 365 esto se llama buzón compartido. En Google Workspace se logra con la delegación de correo o con un Grupo configurado como bandeja colaborativa, donde puedes asignar mensajes y marcarlos como atendidos.
La ventaja es grande: cuando alguien se va, le quitas el permiso y listo. No hay que cambiar ninguna contraseña ni tocar el celular de nadie más. Si todavía no decides plataforma, compara Google Workspace y Microsoft 365 para una pyme.
Sistema de tickets
Cuando el correo recibe muchas solicitudes al día, un buzón ya se queda corto. Un sistema de tickets convierte cada correo en un caso con número, lo asigna a una persona y guarda todo el historial con ese cliente. Tiene sentido para soporte técnico, garantías o tiendas en línea con muchas preguntas sobre pedidos. Para un negocio que recibe pocos correos al día suele ser más de lo que necesita.
Cuál le conviene a tu negocio
Piensa en cuántas personas responden y cuántos correos llegan:
- Un despacho contable en Guadalajara con dos socias que contestan de vez en cuando: alias con enviar como es suficiente.
- Una agencia de viajes en Mérida con seis asesores atendiendo cotizaciones todo el día: buzón compartido o delegación, para que cada asesor marque lo que ya atendió.
- Una tienda en línea que recibe preguntas de envíos, cambios y facturas: sistema de tickets, aunque sea uno sencillo.
Antes de mover nada, revisa con tu proveedor qué permite tu plan de correo. No todos los servicios ofrecen buzones compartidos, y algunos limitan cuántos dispositivos pueden conectarse al mismo tiempo a una cuenta.
Si por ahora vas a seguir compartiendo la contraseña
A veces el cambio tiene que esperar. Mientras tanto, reduce el riesgo con estas medidas:
- Confirma que todos los dispositivos usan IMAP. Revisa uno por uno en la configuración de la cuenta.
- Guarda la contraseña en un gestor de contraseñas, no en un chat ni en un papel pegado al monitor.
- Cámbiala cada vez que alguien deje el negocio, aunque haya que reconfigurar todo.
- Crea una carpeta o etiqueta llamada "Atendido" y pide que cada correo respondido se mueva ahí.
- Pide que cada quien firme con su nombre al responder, para saber quién habló con el cliente.
- Haz una lista de quién tiene acceso. Te sirve de base la guía sobre quién debe tener cada contraseña.
Si notas mensajes enviados que nadie reconoce o reglas de reenvío que nadie creó, no lo dejes pasar: sigue los pasos de qué hacer si alguien entró a tu cuenta de correo.
Si vas a ordenar el correo de tu equipo, empieza por dar a cada persona su propia cuenta y decidir qué direcciones generales necesitas. En koode.mx puedes revisar las opciones de correo corporativo con tu dominio y preguntarle a soporte qué esquema se ajusta a cuántas personas atienden tus clientes.