Tener correo con tu dominio, como ventas@tuempresa.com.mx, le dice al cliente que hay un negocio formal detrás. Una cuenta gratuita de Gmail o de Hotmail en la tarjeta de presentación da menos confianza, sobre todo cuando mandas cotizaciones o facturas.
Hay dos caminos para tener ese correo. La decisión no depende tanto del tamaño de tu empresa como de la forma en que trabaja tu equipo. Si todavía no tienes dominio, primero revisa si te conviene un .mx o un .com.mx. Si ya lo tienes, aquí te explicamos cada opción con ejemplos para que elijas con información.
Qué es el correo incluido en tu hosting
Casi todos los planes de hosting traen cuentas de correo. Viven en el mismo servidor que tu página web. Las lees desde un webmail en el navegador o las configuras en Outlook, Apple Mail o la app de correo de tu celular con IMAP o POP3.
La ventaja principal es que ya lo estás pagando. Si contrataste hosting para tu sitio, crear buzones como contacto@ o facturacion@ no te cuesta más por cada usuario.
Piensa en una ferretería en Querétaro donde trabajan el dueño y dos personas en mostrador. Reciben pedidos, mandan cotizaciones y de vez en cuando una factura. No comparten documentos ni hacen videollamadas con proveedores. Para ellos, el correo del hosting funciona bien.
Sus límites
- Espacio compartido. Los correos ocupan el mismo disco que tu sitio web. Si alguien guarda años de adjuntos pesados, puede llenar el plan y afectar la página.
- Reputación del servidor. En un hosting compartido, tu correo sale del mismo servidor que usan otros clientes. Si alguno de ellos manda spam, los filtros pueden desconfiar también de tus mensajes. Para entender mejor esto, lee qué cambia entre hosting compartido y VPS.
- Pocas herramientas para trabajar en equipo. Tienes correo y a veces un calendario básico. No hay documentos compartidos ni videollamadas integradas.
- Si el servidor falla, fallan las dos cosas. Web y correo dependen del mismo equipo. Un problema en el hosting puede dejarte sin sitio y sin buzón al mismo tiempo.
Qué es Google Workspace
Google Workspace es Gmail con tu dominio. Usas la misma pantalla que ya conoces, pero la dirección es tuya: juan@tudespacho.mx. Con el correo vienen Drive, Docs, Hojas de cálculo, Calendar y Meet, todo en la misma cuenta.
El correo no vive en tu hosting. Vive en los servidores de Google. Así tu sitio web y tu correo quedan separados: si cambias de hosting o tu página tiene un problema, el correo sigue funcionando.
Ahora piensa en un despacho contable en Guadalajara con seis personas. Comparten hojas de cálculo con clientes, agendan juntas en un calendario común y hacen videollamadas con empresas de otros estados. Ahí Workspace les ahorra tiempo todos los días, porque todo está en un solo lugar y cada quien lo abre desde su celular.
Lo que tienes que considerar
Se paga una licencia por usuario cada mes. Si tienes diez personas, pagas diez licencias. Por eso conviene pensar quién necesita buzón propio y quién puede recibir por un alias. Por ejemplo, los correos de ventas@ pueden llegar a los buzones de dos vendedores sin pagar una licencia aparte.
También importa que tu equipo se acostumbre a trabajar en la nube. Si siguen mandando archivos de Excel por correo en lugar de compartirlos, pagas por herramientas que nadie usa.
Entregabilidad: por qué tus correos llegan a spam
La entregabilidad es que tus mensajes lleguen a la bandeja de entrada y no a la carpeta de spam. Si tu negocio manda cotizaciones o avisos de pago, cada correo que no llega puede costarte una venta o un cobro.
Hay registros en tu dominio que ayudan a que Gmail, Outlook y otros servicios confíen en tus mensajes:
- SPF: dice qué servidores pueden mandar correo a nombre de tu dominio.
- DKIM: agrega una firma digital que prueba que el mensaje no se alteró en el camino.
- DMARC: le indica al servidor que recibe qué hacer con un correo que no pasa las revisiones anteriores.
Los tres se pueden configurar tanto en el correo del hosting como en Google Workspace. La diferencia es que con Workspace tus correos salen de servidores de Google, y su reputación no depende de lo que hagan otros clientes de tu servidor. Si usas el correo del hosting, configurarlos bien es todavía más importante.
Si tus clientes te dicen seguido "no me llegó tu correo", revisa estos registros antes de cambiar de servicio. Muchas veces el problema está ahí y se arregla en una tarde.
Cómo decidir en cinco preguntas
- ¿Cuántas personas necesitan correo propio? Con una o dos, el hosting suele bastar. Conforme crece el equipo, el orden y el control de Workspace pesan más.
- ¿Tu equipo edita documentos juntos? Si la respuesta es sí, Workspace te evita el ir y venir de versiones por correo.
- ¿Qué pierdes si un correo no llega? Si puede ser una licitación o un pago, la entregabilidad es prioridad.
- ¿Cuánto espacio usan hoy tus buzones? Si guardas planos, fotos o contratos escaneados, el disco del hosting se llena rápido.
- ¿Quieres separar tu web de tu correo? Si piensas rediseñar el sitio o cambiar de proveedor, tener el correo aparte hace la mudanza más tranquila.
Puedes combinar las dos opciones
No tienes que elegir todo o nada. Un caso común: el equipo usa Workspace para su correo diario, y el sitio web sigue mandando desde el hosting los avisos de formularios o de pedidos de la tienda en línea. Para que eso funcione, el registro SPF de tu dominio debe autorizar a los dos servidores. Si no, los avisos del sitio pueden terminar en spam.
Cambiar de uno a otro sin perder correos
Si hoy usas el correo del hosting y quieres pasar a Workspace, la mudanza sigue estos pasos:
- Crea las cuentas en Workspace con los mismos nombres que usas hoy.
- Copia los correos anteriores con la herramienta de migración de Google o con apoyo de tu proveedor.
- Cambia los registros MX de tu dominio para que el correo nuevo llegue a Google.
- Actualiza SPF y DKIM, y vuelve a configurar celulares y computadoras.
Haz el cambio de MX en un día de poco movimiento. Los registros pueden tardar desde minutos hasta algunas horas en actualizarse, y mientras tanto algunos correos todavía pueden llegar al buzón anterior. No borres las cuentas viejas hasta confirmar que todo llega bien.
Si no sabes cuál te conviene, empieza con dos datos: cuántas personas usan correo hoy y cuántos de tus mensajes terminan en spam. Con eso la decisión es mucho más fácil. En koode.mx tenemos hosting con correo y también Google Workspace, así que puedes comparar ambos en nuestros planes.