Respaldos de tu sitio web: cada cuánto y cómo probarlos

Una ferretería en Querétaro actualiza su catálogo en línea cada semana. Un martes, una actualización falla y la página de inicio queda en blanco. El dueño llama a su proveedor y pregunta por el respaldo. Le contestan que sí existe, pero es de hace un mes. Los precios nuevos, las fotos y los pedidos de esas cuatro semanas hay que volver a capturarlos a mano.

Que exista un respaldo no basta. Tiene que ser reciente, tiene que estar guardado lejos del sitio y alguien tiene que haber comprobado que se puede restaurar. Esta nota te ayuda a revisar cada punto sin ser técnico.

Qué tiene que incluir un respaldo completo

Tu sitio no es un solo archivo. Para reconstruirlo hacen falta dos piezas:

• Los archivos: el diseño, las imágenes, los PDF que descargan tus clientes y, si usas WordPress, los plugins y el tema.
• La base de datos: los textos de las páginas, los productos, los pedidos, los usuarios registrados y los formularios recibidos.

Un respaldo que solo tiene archivos te devuelve un sitio vacío. Uno que solo tiene la base de datos te devuelve el contenido sin dónde mostrarlo. Pregunta a tu proveedor o a quien administra el sitio si el respaldo incluye las dos partes.

Si tu correo corporativo vive en el mismo hosting, pregunta aparte por los buzones. En algunos planes el respaldo del sitio no incluye el correo, y suele ser lo primero que alguien extraña cuando algo falla.

Cada cuánto respaldar: depende de cuánto cambia tu sitio

La pregunta útil no es "cada cuánto", sino "cuánto trabajo estoy dispuesto a perder". Si el último respaldo es de hace siete días, en el peor caso pierdes siete días de cambios.

• Sitio informativo que casi no cambia, como un despacho contable en Guadalajara que edita su página de servicios dos veces al año: un respaldo semanal alcanza, más uno manual cada vez que haces un cambio.
• Sitio con blog o catálogo que actualizas seguido: respaldo diario.
• Tienda en línea con pedidos: diario como mínimo. En temporadas fuertes como el Buen Fin conviene respaldar la base de datos varias veces al día, porque ahí viven los pedidos.

Además del calendario, haz un respaldo manual antes de cualquier cambio grande: un rediseño, cambiar de tema, instalar un sistema de pagos o mover el sitio a otro proveedor. Si vas a actualizar, en la guía para actualizar WordPress sin romper tu sitio verás en qué momento entra ese respaldo.

Cuántas copias guardar y por cuánto tiempo

Guardar solo el respaldo más reciente es un error común. Imagina que un código malicioso entra a tu sitio un lunes y nadie lo nota hasta el jueves. Si cada noche la copia nueva reemplaza a la anterior, el jueves tu único respaldo ya está infectado.

Por eso conviene conservar varias copias de distintas fechas. Un esquema razonable para un negocio pequeño:

• Las copias diarias de las últimas dos semanas.
• Una copia por semana de los últimos dos meses.

Así puedes regresar a un punto anterior al problema. Si te pasó con un ataque, en qué hacer en las primeras horas si hackearon tu WordPress explicamos por qué elegir la copia correcta importa tanto.

Dónde guardarlos: no todo en el mismo servidor

Un respaldo guardado en el mismo servidor que tu sitio te protege de errores pequeños, como borrar una página por accidente. No te protege si falla el disco, si alguien toma control del servidor o si pierdes acceso a la cuenta del hosting. En esos casos se pierden el sitio y la copia al mismo tiempo.

La regla práctica es tener al menos una copia fuera del servidor. Puede ser un almacenamiento externo que contrate tu proveedor o tu agencia, o una cuenta en la nube a nombre de tu empresa, como Google Drive o Dropbox, donde un plugin de respaldo deje una copia automática. Como último recurso, descarga una copia a una computadora de la oficina una vez al mes.

Fíjate a nombre de quién está esa cuenta externa. Si la abrió un freelancer con su correo personal y deja de trabajar contigo, tus respaldos se quedan en su cuenta. Es el mismo problema que tener el dominio de tu empresa a nombre de otra persona.

Cómo probar que tu respaldo sirve

Un respaldo que nunca se ha restaurado es una suposición. Puede estar incompleto, dañado o protegido con una contraseña que nadie recuerda. Si no lo pruebas antes, lo vas a descubrir el día que más lo necesites.

La prueba no tiene que ser complicada. Pide a tu proveedor o a quien administra tu sitio que haga esto una vez cada tres meses:

1. Tomar el respaldo más reciente.
2. Restaurarlo en un espacio de prueba, por ejemplo un subdominio como prueba.tuempresa.mx, sin tocar el sitio real.
3. Abrir ese sitio de prueba y revisar que carguen las páginas principales y las imágenes. Si vendes en línea, revisar también los productos y los últimos pedidos.
4. Anotar cuánto tardó la restauración completa.

Ese último dato importa más de lo que parece. Si restaurar toma medio día, ya sabes cuánto tiempo puede estar caído tu sitio en una emergencia y puedes decidir si tu negocio lo aguanta.

Si tu hosting tiene panel de control, entra de vez en cuando a la sección de respaldos y revisa las fechas. Si la copia más reciente es de hace semanas, algo dejó de funcionar y nadie te avisó.

Preguntas para hacerle hoy a tu proveedor

No necesitas entender cómo funciona el respaldo por dentro. Necesitas respuestas concretas a estas preguntas:

• ¿Cada cuánto se respalda mi sitio y a qué hora?
• ¿El respaldo incluye archivos, base de datos y correo?
• ¿Cuántas copias anteriores conservan y por cuánto tiempo?
• ¿Se guardan en el mismo servidor o fuera de él?
• ¿Puedo descargar una copia yo mismo?
• ¿Cuándo fue la última vez que alguien restauró uno para probarlo?

Si alguna respuesta es "no sé" o "eso no está incluido", anótala. Es lo primero que tienes que resolver.

Si estás comparando proveedores, lleva esta lista y compara lo que te contesta cada uno. En koode.mx puedes revisar qué incluye cada plan de hosting para negocios y preguntarle a soporte, en español, lo que no te quede claro.