Tu sobrino te ayuda a subir fotos al blog. La agencia que hizo el sitio todavía entra de vez en cuando. La persona que contesta pedidos en la tienda necesita ver las órdenes. Lo más común es que los tres tengan la misma cuenta, o que los tres sean administradores. Las dos cosas son un riesgo, y WordPress ya trae la herramienta para evitarlo: los roles de usuario.
Un rol define qué puede hacer una persona dentro de tu sitio. No es lo mismo poder escribir una entrada que poder instalar un plugin o borrar la tienda completa. Si cada quien tiene solo el permiso que necesita, un error o una contraseña robada hace mucho menos daño.
Los roles que trae WordPress
Los encuentras en Usuarios > Todos los usuarios, dentro del escritorio de WordPress. Al crear o editar a alguien, el campo Perfil te deja elegir entre estos:
Administrador
Puede hacer todo. Instalar y borrar plugins, cambiar el tema, crear y eliminar usuarios, modificar ajustes. Es la llave maestra del sitio. Debería tenerla muy poca gente: normalmente tú como dueño y quien te da mantenimiento técnico.
Editor
Publica y edita cualquier entrada o página, incluidas las de otras personas. Modera comentarios y sube imágenes. No puede instalar plugins, cambiar el tema ni tocar ajustes generales. Es el rol correcto para quien coordina el contenido del sitio.
Autor
Escribe, sube imágenes y publica sus propias entradas. No puede editar lo que publicaron otros ni tocar las páginas del sitio. Sirve para alguien que escribe en el blog con regularidad y a quien le tienes confianza para publicar sin revisión.
Colaborador
Escribe entradas pero no puede publicarlas: quedan pendientes hasta que un editor o administrador las aprueba. Tampoco puede subir imágenes. Ideal para un practicante o para un invitado que va a escribir una sola nota.
Suscriptor
Solo puede entrar y editar su propio perfil. Se usa en sitios con zona de miembros o contenido exclusivo. Para tu equipo de trabajo casi nunca es el rol que buscas.
Si tienes tienda con WooCommerce
WooCommerce agrega dos roles más. El de Cliente se crea solo cuando alguien compra y abre su cuenta; no tienes que tocarlo.
El importante es Gestor de la tienda. Puede ver y cambiar pedidos, dar de alta productos, ajustar inventario y revisar reportes de ventas. No puede instalar plugins ni cambiar el tema. Es lo que necesita la persona que atiende pedidos en una tienda de refacciones en Monterrey o una papelería en Puebla que vende en línea. Darle administrador para que "vea los pedidos" es darle mucho más de lo que necesita.
Quién debería tener cada rol
Un ejemplo concreto. Un despacho contable en Guadalajara tiene un sitio con blog y formulario de contacto. Así podrían quedar sus cuentas:
- La socia directora: administradora. Es la dueña del sitio y debe poder recuperar el control si algo falla.
- Quien da mantenimiento técnico: administrador, con su propia cuenta y su propio correo.
- La community manager: editora. Sube las notas del blog y corrige textos de las páginas.
- Un contador que escribe artículos de vez en cuando: colaborador. Manda su borrador y la editora lo publica.
Fíjate en algo: nadie comparte cuenta. Cada persona entra con su usuario. Así, si algo cambia o desaparece, el registro dice quién fue, y si alguien se va, lo das de baja sin cambiarle la contraseña a todos los demás.
Errores que vemos seguido
Una sola cuenta "admin" para todo el equipo. La contraseña termina en un post-it, en un chat de WhatsApp o en el correo de alguien que ya no trabaja contigo. Cuando hay que cambiarla, nadie sabe quién más la tenía.
Todos son administradores "por si acaso". Cada administrador extra es una puerta más con la llave maestra. Si a alguno le roban la contraseña, el atacante puede instalar un plugin malicioso en minutos.
Cuentas de gente que ya se fue. El diseñador de hace tres años, la agencia con la que terminaste mal, el practicante del verano. Siguen ahí, con permisos activos.
El dueño no tiene cuenta de administrador. Solo la agencia la tiene. Si la relación se rompe, recuperar tu propio sitio se vuelve un trámite. En la nota sobre quién debe tener cada contraseña de tu sitio explicamos por qué esto va más allá de WordPress.
Cómo revisar tus usuarios hoy
Te toma diez minutos y lo haces desde el celular:
- Entra a tu sitio y ve a Usuarios > Todos los usuarios.
- Arriba de la lista verás cuántas cuentas hay por rol. Da clic en Administrador para ver solo esas.
- Por cada nombre, pregúntate si esa persona sigue trabajando contigo y si de verdad necesita ese nivel.
- Si no, edita la cuenta y bájale el rol, o elimínala.
- Confirma que tú tienes una cuenta de administrador propia, con un correo al que sí tienes acceso.
Al eliminar un usuario, WordPress te pregunta qué hacer con lo que publicó. Elige Atribuir todo el contenido a otro usuario. Si eliges borrarlo, desaparecen también sus entradas y páginas.
Para las cuentas de administrador que quedan, activa la verificación en dos pasos. Te contamos dónde hacerlo en la nota de verificación en dos pasos para tu negocio.
Cuando un rol no alcanza
A veces ningún rol encaja exacto. Por ejemplo, quieres que tu community manager pueda editar el menú del sitio, pero eso solo lo hace un administrador. Hay plugins que permiten crear roles a la medida y mover permisos uno por uno. Funcionan, pero cada plugin es una pieza más que mantener al día, como explicamos en cuántos plugins son demasiados. Muchas veces sale más sencillo que quien tiene el rol de administrador haga ese cambio puntual.
Si no tienes claro quién tiene acceso a tu sitio o no encuentras la cuenta de administrador, en koode.mx podemos revisarlo contigo como parte del mantenimiento de tu sitio WordPress.