Mandas una cotización y a los dos minutos llega un correo de Mail Delivery Subsystem o MAILER-DAEMON con un asunto como Undelivered Mail Returned to Sender. Viene en inglés, trae texto raro y casi todos lo borran. Es un error: ese aviso dice qué pasó con tu mensaje, y en la mayoría de los casos también dice qué hacer.
Esta guía te enseña a leerlo en un minuto, aunque no seas técnico.
Dónde está la información que sirve
Un aviso de rebote tiene mucho relleno. Ignora el saludo automático y busca tres datos:
- La dirección que falló. Suele aparecer sola en una línea, a veces entre los signos < y >.
- El código. Un número de tres cifras, a veces seguido de otro con puntos, por ejemplo
550 5.1.1. - La explicación del servidor que lo rechazó. Una frase corta en inglés junto al código, como user unknown o mailbox full.
Si el aviso es largo, baja hasta la parte que dice Diagnostic-Code o Remote server returned. Ahí está lo importante.
El primer número te dice si vale la pena esperar
Los códigos que empiezan con 4 son problemas temporales. El servidor va a reintentar solo durante varias horas, y muchas veces el correo termina llegando. El aviso suele decir delayed o will retry. No reenvíes de inmediato, porque tu cliente podría recibirlo dos veces.
Los códigos que empiezan con 5 son rechazos definitivos. Nadie va a reintentar. Si no corriges algo, el mensaje no va a llegar aunque lo mandes diez veces.
Los rebotes más comunes y qué hacer con cada uno
La dirección no existe: 550 5.1.1
Suele venir con frases como user unknown, no such user o recipient address rejected. El dominio existe, pero ese buzón no. Casi siempre es un error de dedo o una dirección vieja.
Ejemplo: un despacho contable en Guadalajara le escribe a contabilidad@ de su cliente, pero el buzón real es contador@. O la persona ya no trabaja ahí y dieron de baja su cuenta. Revisa la dirección letra por letra y, si se ve bien, llama o manda WhatsApp para confirmarla.
El dominio no existe: 5.1.2 o host not found
Aquí falla lo que va después de la arroba. Lo típico es escribir .com cuando era .com.mx, o al revés. Si el dominio está bien escrito y aun así rebota, puede que al destinatario se le haya vencido el dominio o tenga mal configurados sus registros de correo. Eso ya no lo arreglas tú: avísale por otro medio.
El buzón del destinatario está lleno: 5.2.2
Aparece como mailbox full o quota exceeded. El problema es del otro lado y solo tu contacto puede liberar espacio. Si sospechas que el lleno es tu propio buzón porque tus clientes te reportan rebotes, revisa por qué rebota un buzón lleno y cómo liberarlo.
El mensaje pesa demasiado: 5.3.4 o 552
Dice algo como message size exceeds limit. Mandaste un archivo que el servidor del destinatario no acepta, por ejemplo un catálogo en PDF de alta resolución o varias fotos de obra. Comprime, divide o comparte con un enlace. En la guía de adjuntos grandes que rebotan tienes las alternativas paso a paso.
Rechazado por políticas o por spam: 5.7.x o 554
Este es el que más preocupa. Busca palabras como blocked, policy, rejected for spam, not authenticated o nombres de listas negras como Spamhaus. Significa que el servidor del destinatario no confía en tu correo.
Las causas habituales son dos. La primera: tu dominio no tiene bien configurados SPF, DKIM o DMARC, y servidores como Gmail rechazan mensajes que no se pueden verificar. La segunda: la dirección IP desde la que sale tu correo está en una lista negra, a veces por culpa de otro usuario del mismo servidor. Para entender la parte de autenticación, lee SPF, DKIM y DMARC explicados sin tecnicismos. Para la lista negra, copia el aviso completo y mándalo a tu proveedor.
Rebasaste tu límite de envío
Si el aviso viene de tu propio servidor y menciona rate limit o too many messages, el freno lo puso tu hosting, no el destinatario. Pasa mucho cuando una tienda en León manda la promoción del mes desde su correo normal a toda su lista. Te explicamos el porqué en límite de envío de correo.
Cuando te llegan rebotes de correos que no mandaste
A veces abres la bandeja y hay veinte avisos de rebote de mensajes que tú nunca escribiste, dirigidos a gente que no conoces. Hay dos explicaciones posibles y conviene distinguirlas.
La más común: alguien está usando tu dominio como remitente falso para mandar spam, y los servidores que lo rechazan te devuelven el aviso a ti. Tu cuenta está bien, pero tu dominio no tiene una política DMARC que les diga a los demás servidores que descarten esos mensajes.
La otra es más seria: alguien entró a tu cuenta y está enviando desde ahí. Para saberlo, revisa tu carpeta de Enviados. Si esos mensajes aparecen ahí, cambia la contraseña ya y sigue los pasos de qué hacer si hackearon tu correo.
Qué mandar a soporte para que te resuelvan rápido
Una captura de pantalla con las dos primeras líneas del aviso casi nunca alcanza. Para que el técnico vea el problema sin pedirte más datos, envía esto:
- El aviso de rebote completo, reenviado como adjunto o con todo el texto copiado.
- La dirección a la que intentaste escribir.
- La fecha y hora aproximada del envío.
- Si te pasa con un solo destinatario o con varios.
Ese último dato ayuda mucho. Si solo rebota con un cliente, el problema suele estar de su lado. Si rebota con Gmail, Outlook y Hotmail a la vez, el problema está en tu dominio o en tu servidor.
Guarda los avisos de rebote en una carpeta en lugar de borrarlos. Si el problema se repite, tendrás el historial a la mano. Y si quieres que tu correo salga desde un servidor bien configurado, con alguien que lea estos avisos contigo en español, en koode.mx puedes revisar las opciones de correo corporativo con tu propio dominio.