Una ferretería en Querétaro manda una cotización a una constructora. El vendedor espera respuesta dos días y luego llama. El cliente nunca vio el correo, porque llegó a spam. Pasa seguido, y casi nunca es por lo que dice el mensaje. La mayoría de las veces el problema está en cómo está configurado tu dominio.
Gmail, Outlook y los demás servicios revisan cada correo antes de entregarlo. Buscan pruebas de que el mensaje de verdad viene de tu empresa y no de alguien que se hace pasar por ella. Esas pruebas se llaman SPF, DKIM y DMARC. Son tres registros que viven en el DNS de tu dominio, y no necesitas ser técnico para entender qué hace cada uno.
Por qué tu correo necesita demostrar quién es
Cualquiera puede escribir un correo y poner en el remitente ventas@tuempresa.mx. Es como mandar una carta con el nombre de otra persona en el sobre. Por eso los servicios de correo desconfían de los mensajes que no traen identificación.
Desde 2024, Gmail y Yahoo exigen autenticación a quienes envían muchos correos, y endurecieron los filtros para todos los demás. Si tu dominio no tiene estos registros, o los tiene mal, tus correos pierden puntos aunque sean legítimos.
SPF: la lista de quién puede enviar por ti
Piensa en SPF como la lista de personas autorizadas para firmar cheques de tu empresa. En ella le dices al mundo qué servidores pueden mandar correo con tu dominio.
Si usas Google Workspace, tu registro SPF se ve más o menos así:
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
Traducido: "Los servidores de Google pueden enviar por mí. Si llega algo de otro lado, desconfía". Cuando un correo sale desde un servidor que no está en la lista, el filtro lo marca como sospechoso.
El detalle que más se olvida es que no solo mandas correo desde tu buzón. También lo hace tu sistema de facturación cuando envía el CFDI, tu tienda en línea cuando confirma un pedido y tu herramienta de boletines. Cada uno de esos servicios tiene que estar en tu SPF.
DKIM: la firma que prueba que nadie cambió el mensaje
DKIM funciona como el sello de lacre en un sobre. Tu servidor de correo firma cada mensaje con una clave privada. En el DNS publicas la clave pública para que cualquiera pueda comprobar la firma.
Si el mensaje llega intacto, la firma coincide. Si alguien lo alteró en el camino, o si nunca salió de tu servidor, la firma falla. Tu proveedor de correo te da el registro DKIM que debes agregar. Normalmente es un texto largo con letras y números que se copia tal cual.
DMARC: qué hacer cuando algo no cuadra
SPF y DKIM dan pruebas. DMARC le dice al servidor que recibe qué hacer cuando esas pruebas fallan. Tiene tres niveles:
- p=none: entrega el correo de todos modos, pero mándame un reporte. Sirve para empezar y ver qué está pasando.
- p=quarantine: si falla, mándalo a spam.
- p=reject: si falla, no lo entregues.
DMARC también protege a tus clientes. Si alguien intenta mandar facturas falsas con el nombre de tu despacho para robarles un pago, una política estricta hace que esos correos ni siquiera lleguen.
Cómo revisar tu dominio en cinco minutos
No necesitas entrar al DNS para saber si algo anda mal. Basta con un correo que hayas enviado:
- Mándate un correo desde tu cuenta de la empresa a una cuenta personal de Gmail.
- Abre el mensaje en Gmail desde una computadora.
- Haz clic en los tres puntos junto al botón de responder y elige Mostrar original.
- Arriba verás tres líneas: SPF, DKIM y DMARC. Cada una debe decir PASS.
Si alguna dice FAIL, NEUTRAL o no aparece, ahí está tu problema. Repite la prueba con un correo que mande tu sistema de facturación o tu tienda en línea. Es común que el buzón pase y la factura no.
Los errores que más vemos
Dos registros SPF en el mismo dominio
Solo puede haber uno. Si alguien agregó un segundo SPF en lugar de editar el que ya existía, los dos dejan de funcionar. La solución es juntarlos en una sola línea.
Cambiar de proveedor y olvidar el DNS
Un despacho contable en Guadalajara se pasa del correo del hosting a Google Workspace. Los buzones ya funcionan, pero el SPF sigue apuntando al proveedor anterior y nadie configuró DKIM en Google. Los correos salen, pero empiezan a caer en spam. Si estás decidiendo a dónde mover tu correo, revisa primero las diferencias entre Google Workspace y el correo del hosting, y deja anotado qué registros cambian.
Pasar a p=reject de un día para otro
Si activas la política más estricta sin revisar antes los reportes, puedes bloquear tus propias facturas o las notificaciones de tu tienda. Empieza con p=none, revisa unas semanas qué servicios envían en tu nombre y después sube el nivel.
No saber quién tiene acceso al DNS
Para corregir cualquiera de estos registros necesitas entrar al panel donde está tu dominio. Si lo registró un exempleado o la agencia que hizo tu sitio, el arreglo puede tardar semanas. Por eso importa que el dominio de tu empresa esté a tu nombre y que tengas las claves.
Cuando el problema no es la autenticación
Puedes tener los tres registros en PASS y aun así caer en spam. Revisa también esto:
- Mandar el mismo correo a cientos de contactos desde tu buzón normal. Para boletines usa una herramienta hecha para eso.
- Enviar a listas compradas o viejas. Muchos rebotes y reportes de spam dañan la reputación de tu dominio.
- Usar enlaces acortados o adjuntos pesados en el primer contacto con un cliente nuevo.
- Que el servidor desde donde envías esté en una lista negra. Tu proveedor de correo puede revisarlo.
Si quieres que tus cotizaciones y facturas lleguen a la bandeja principal, en koode.mx te ayudamos a configurar correo corporativo con tu dominio y a dejar SPF, DKIM y DMARC funcionando. Antes de escribirnos, haz la prueba de "Mostrar original" y guarda lo que te salga. Con eso se encuentra el problema mucho más rápido.