Un despacho contable en Guadalajara decide dejar el correo que venía con su hosting de hace ocho años. Antes de hacerlo, la dueña tiene dos miedos: perder los correos con los clientes y pasar días sin recibir mensajes del SAT o de los proveedores. Los dos miedos tienen sentido. Los dos se evitan si haces el cambio en el orden correcto.
Esta guía no explica qué proveedor elegir. Si todavía estás en esa decisión, lee primero Google Workspace o correo del hosting. Aquí partimos de que ya decidiste y quieres mudarte sin sustos.
Qué se puede perder en un cambio de correo
Lo que más preocupa son los mensajes viejos, pero no es lo único. En una mudanza mal hecha también se pierden cosas que nadie recuerda hasta que hacen falta:
- Los mensajes guardados en carpetas, no solo los de la bandeja de entrada.
- Los contactos y los calendarios, si estaban en el servidor viejo.
- Los alias, como
facturas@oventas@, que llegan al buzón de alguien. - Los reenvíos automáticos y las reglas que mandan correos a cierta carpeta.
- Las firmas de cada persona.
Hay un detalle que cambia todo: cómo está configurado el correo en cada computadora. Si alguien lo tiene en IMAP, sus mensajes viven en el servidor y se pueden copiar. Si lo tiene en POP, es probable que los mensajes se hayan descargado a su computadora y borrado del servidor. En ese caso, copiar el buzón del servidor no trae nada, porque ahí ya no hay nada. Pregunta esto antes de empezar.
Antes de mover nada: haz un inventario
Dedica una tarde a escribir en una hoja lo que tienes hoy. Te va a ahorrar llamadas de pánico después.
- La lista de todas las cuentas de correo, incluidas las de exempleados que siguen recibiendo mensajes.
- Los alias y reenvíos que existen y a quién llegan.
- Cuánto pesa cada buzón. Algunos tienen años de adjuntos y la copia tarda más.
- Quién tiene acceso al panel donde se administra el DNS del dominio. Sin ese acceso no puedes hacer el cambio.
- Las contraseñas actuales de cada cuenta, que vas a necesitar para copiar los mensajes.
Si no sabes quién controla el dominio, resuélvelo primero. En a nombre de quién debe estar el dominio de tu empresa explicamos por qué esto importa.
El orden correcto para cambiar de proveedor
El error más común es apagar el correo viejo y luego ver qué pasa. El orden que funciona es al revés: primero preparas el nuevo, después cambias el camino de los correos y al final apagas el viejo.
1. Crea las cuentas en el nuevo proveedor
Mismos nombres, mismos alias. Si en el viejo existía contacto@, créalo también en el nuevo antes de mover cualquier cosa.
2. Copia los mensajes
La mayoría de los proveedores tienen una herramienta de migración que se conecta al servidor viejo por IMAP y copia los mensajes con todo y carpetas. Para buzones grandes puede tardar horas. Mientras tanto, tu equipo sigue trabajando normal en el correo viejo.
3. Cambia los registros MX
Los registros MX son la parte del DNS que le dice a internet a qué servidor entregar los correos de tu dominio. Piensa en ellos como la dirección que le das al cartero. Cuando los cambias, los correos nuevos empiezan a llegar al proveedor nuevo.
Ese cambio no es instantáneo. Puede tardar desde minutos hasta un par de días en verse en todos lados. Un día antes, pide que bajen el TTL de los registros MX (el tiempo que otros servidores recuerdan la dirección vieja) a unos minutos. Así el cambio se nota más rápido.
4. Haz una segunda copia
Durante el cambio, algunos correos siguen llegando al servidor viejo. Un par de días después de cambiar los MX, corre la copia otra vez para traer lo que haya caído ahí.
5. Configura computadoras y celulares
Cada persona tiene que agregar la cuenta nueva en Outlook, en su celular o en la app que use. Prepara una hoja corta con los datos de conexión. Nadie se acuerda del celular hasta que deja de recibir correos en la calle.
6. No canceles el servicio viejo todavía
Déjalo activo al menos unas semanas. Si apareció una carpeta que no se copió o alguien tenía correos en POP, todavía puedes recuperarlos. Cancelar el mismo día es la forma más rápida de perder información.
Errores que vemos seguido
Olvidar SPF y DKIM. El proveedor nuevo te va a pedir que actualices estos registros. Si no lo haces, tus correos salen pero llegan a spam con tus clientes. Lo explicamos en por qué tus correos llegan a spam.
Mover el correo en el peor día. No lo hagas cerca del día 17, cuando vencen las declaraciones mensuales, ni en una semana de cierre con clientes. Un fin de semana tranquilo o un día de poca actividad es mejor.
Tocar los registros equivocados. Al cambiar el correo solo se modifican los MX y los registros de autenticación. Si alguien borra un registro A por error, el que se cae es tu sitio web, no el correo.
No avisar al equipo. Una ferretería en Querétaro puede tener a la persona de compras esperando una cotización justo ese día. Si no sabe del cambio, va a pensar que el proveedor no contestó.
Qué decirle a tu equipo
Un mensaje corto, enviado unos días antes, basta. Debe decir qué día es el cambio, que los correos viejos van a estar en la cuenta nueva, qué tienen que hacer en su celular y a quién llamar si algo no aparece. Pide que nadie borre correos en esos días. Si alguien limpia su bandeja mientras corre la copia, puede quedar un hueco.
Después del cambio, revisa con cada persona que vea sus carpetas completas, que pueda enviar y recibir, y que sus firmas sigan ahí. Diez minutos por persona evitan semanas de "no me llegó tu correo".
Si estás evaluando a dónde mover el correo de tu empresa, en koode.mx puedes revisar las opciones de correo corporativo con tu dominio y preguntar en español cómo sería la migración en tu caso.