Correo hackeado: qué hacer si alguien entró a tu cuenta

Un cliente te llama y te pregunta por qué le mandaste una factura con otra cuenta bancaria. Tú no mandaste nada. O de pronto tu bandeja se llena de rebotes de correos que nunca escribiste. Cualquiera de las dos cosas puede significar que alguien entró a tu cuenta de correo.

No es momento de entrar en pánico, pero sí de moverte rápido. Cada hora que el intruso sigue dentro puede leer conversaciones con clientes, escribir a tus proveedores y usar tu nombre para pedir dinero.

Señales de que tu cuenta está comprometida

No siempre es obvio. Algunas pistas que conviene tomar en serio:

• Clientes o proveedores te preguntan por mensajes que no reconoces.
• En la carpeta de enviados aparecen correos que tú no escribiste, o la carpeta está vacía cuando antes no lo estaba.
• Recibes muchos rebotes del tipo "no se pudo entregar el mensaje".
• Tus correos empiezan a llegar a spam con clientes con los que antes no pasaba.
• Te llega un aviso de inicio de sesión desde una ciudad o un país donde no estás.
• Dejas de recibir correos de cierto cliente aunque él jura que sí te escribe.

Esta última es la más peligrosa y la que menos gente detecta. Muchos intrusos crean una regla que manda a la papelera o reenvía afuera los correos de ciertos contactos. Así pueden negociar con tu cliente sin que tú veas nada.

El fraude más común en México: la cuenta bancaria cambiada

Imagina un despacho contable en Guadalajara que manda facturas cada mes a sus clientes. Alguien entra a la cuenta, lee los hilos de cobranza durante semanas y, el día de pago, responde desde el mismo hilo: "Les informamos que cambiamos de banco, por favor depositen a esta nueva CLABE".

El cliente ve el mismo remitente, el mismo tono y la misma factura. Paga. El dinero no llega al despacho. Por eso, si sospechas que entraron a tu correo, avisar a quien te paga es tan urgente como cambiar la contraseña.

Qué hacer en la primera hora

1. Cambia la contraseña desde otro equipo. Si la computadora que usas tiene un virus, la nueva contraseña también se la pueden robar. Usa otro equipo o tu celular. Que sea larga y que no la uses en ningún otro lado.
2. Cierra todas las sesiones abiertas. Gmail, Outlook y la mayoría de los paneles de correo tienen una opción para cerrar la sesión en todos los dispositivos. Úsala. Si no la encuentras, pídeselo a tu proveedor de correo.
3. Revisa reglas, filtros y reenvíos. Entra a la configuración y busca reglas que tú no creaste, reenvíos automáticos a direcciones externas y respuestas automáticas raras. Bórralas. También revisa que tu firma no tenga datos bancarios cambiados.
4. Activa la verificación en dos pasos. Con esto, aunque alguien tenga tu contraseña, necesita también un código de tu celular. Es lo que más reduce el riesgo de que vuelva a pasar.
5. Avisa por teléfono a clientes y proveedores clave. No por correo: si el intruso sigue leyendo, verá tu aviso. Diles que no hagan caso de ningún cambio de cuenta bancaria que llegue por escrito y que cualquier cambio se confirma por llamada.

Después de la primera hora

Revisa otras cuentas con la misma contraseña

Si usabas esa contraseña en el banco, en el portal del SAT, en tu tienda en línea o en redes sociales, cámbiala ahí también. Los intrusos prueban la misma combinación en todos lados.

Revisa también tus cuentas que se recuperan con ese correo. Quien controla tu correo puede pedir "olvidé mi contraseña" en otros servicios y quedarse con ellos. Si quieres ordenar esto de una vez, en la nota sobre quién debe tener cada contraseña de tu sitio hay una forma práctica de hacerlo.

Busca por dónde entraron

Casi siempre es una de estas causas:

• Un correo falso que pedía "verificar tu cuenta" y llevaba a una página idéntica a la de tu correo.
• Una contraseña repetida que se filtró en otro servicio.
• Una computadora con un programa malicioso que registra lo que escribes.
• Una persona que dejó de trabajar contigo y todavía conocía la contraseña.

Si fue la computadora, pásale un antivirus actualizado o llévala con alguien de confianza antes de volver a usarla para el correo.

Revisa si tu dominio quedó marcado como spam

Si el intruso mandó miles de correos desde tu cuenta, algunos servidores pueden empezar a desconfiar de tu dominio. Notarás que tus correos legítimos llegan a spam. Pídele a tu proveedor que revise si tu servidor aparece en listas negras y confirma que tu dominio tenga bien configurados los registros que explicamos en correos que llegan a spam: SPF, DKIM y DMARC. Un registro DMARC bien puesto también hace más difícil que alguien mande correos fingiendo ser tú desde fuera de tu cuenta.

Cuándo involucrar a tu proveedor

Hay cosas que tú no puedes ver desde tu bandeja, como desde qué direcciones IP entraron, cuántos correos salieron o si hay otras cuentas de tu empresa afectadas. Si tienes correo corporativo con tu dominio, abre un ticket con tu proveedor y dales tres datos: desde cuándo notaste algo raro, qué cuentas usas y si ya cambiaste contraseñas. Con eso pueden revisar los registros del servidor.

Si hubo dinero de por medio, guarda los correos falsos completos (no los borres), las capturas de pantalla y los comprobantes de pago. Tu banco y, en su caso, la policía cibernética de tu estado te los van a pedir.

Cómo evitar que vuelva a pasar

• Verificación en dos pasos en todas las cuentas de correo de la empresa, no solo en la tuya.
• Una contraseña distinta por servicio, guardada en un gestor de contraseñas.
• Una regla interna: ningún cambio de datos bancarios se acepta solo por correo. Siempre se confirma por teléfono a un número que ya tenías.
• Cuando alguien deja la empresa, se cambia la contraseña de cada cuenta que usaba ese mismo día.
• Desconfía de cualquier correo que te pida iniciar sesión con prisa. Entra tú directo escribiendo la dirección en el navegador.

Una ferretería en Querétaro con tres empleados no necesita un departamento de seguridad para esto. Le basta con la verificación en dos pasos activada y la costumbre de llamar antes de pagar.

Si tu correo todavía depende de una sola contraseña compartida entre varias personas, es buen momento para darle a cada quien su propia cuenta. En koode.mx puedes revisar las opciones de correo corporativo con tu dominio y elegir la que le acomode a tu equipo.