Un despacho contable en Guadalajara manda una cotización desde contabilidad.martinez78@gmail.com. El mismo día, el cliente recibe otra de cotizaciones@despachoruiz.mx. Los dos precios son parecidos. El cliente todavía no conoce a ninguno de los dos, así que lo único que tiene para decidir en quién confiar es lo que ve en la bandeja de entrada.
Esta nota no trata de qué servicio de correo contratar. Trata de algo anterior: si tu negocio todavía usa una cuenta gratuita de Gmail, qué está viendo tu cliente y qué te puede costar.
Qué ve tu cliente cuando le llega tu correo
En el celular, lo primero que aparece es el nombre del remitente y, al abrir el mensaje, la dirección completa. Una dirección @gmail.com se ve igual que la cuenta personal de cualquier persona. No le dice al cliente que detrás hay un negocio con oficina, RFC y sitio web.
Una dirección con tu dominio le confirma algo concreto: el correo viene de la misma empresa que encontró en Google o en tu tarjeta. Si visita despachoruiz.mx, ve que coincide.
También hay un tema de seguridad que pocos dueños de negocio consideran. Cualquier persona puede crear hoy mismo ventas.ferreteriaqro@gmail.com y escribirle a tus clientes como si fuera tu ferretería. Nadie puede crear una cuenta @tuferreteria.mx sin tener acceso a tu dominio. Para tus clientes, eso hace más fácil distinguir un correo tuyo de uno falso que les pide depositar a otra cuenta.
El riesgo que no se ve: de quién es la cuenta
Muchos negocios empiezan así: la persona que atiende ventas abre un Gmail, lo pone en las tarjetas y en el sitio, y durante años todos los clientes escriben ahí. La contraseña la sabe ella. El número de recuperación es su celular.
El día que esa persona se va de la empresa, el historial con tus clientes se va con ella o queda en una cuenta a la que no tienes acceso legal claro. Recuperarla depende de su buena voluntad.
Con correo en tu dominio, la empresa crea las cuentas, cambia contraseñas y decide qué pasa con cada buzón cuando alguien sale. Puedes redirigir ana@tuempresa.mx a quien la reemplace y seguir recibiendo lo que le escriben. Esto funciona mejor si el dominio también está bien resguardado; lo explicamos en a nombre de quién debe estar el dominio de tu empresa.
Lo que Gmail gratuito sí hace bien
Hay que ser justos. Gmail gratuito tiene buen filtro de spam, la app funciona bien en el celular y no cuesta nada. Para alguien que apenas está probando una idea de negocio, es razonable empezar ahí.
El problema es que es una cuenta personal. No tiene un panel para administrar varias cuentas de la misma empresa, no te deja usar tu nombre de negocio en la dirección y no te da control cuando el equipo crece o cambia.
Tus facturas y avisos también salen con tu nombre
Tu negocio no solo manda correos desde el celular. También los manda tu sistema de facturación cuando timbra un CFDI, tu tienda en línea cuando confirma un pedido o tu sistema de citas cuando recuerda una cita.
Con tu propio dominio, tú decides qué servicios tienen permiso de enviar a tu nombre y lo declaras en la configuración del dominio. Así esos correos llegan a la bandeja de entrada del cliente y no a spam. Con una dirección de Gmail no puedes autorizar a esos sistemas de la misma forma, así que muchas veces terminan enviando desde una dirección genérica del proveedor de facturación. Si ya tienes dominio y aun así tus correos se pierden, revisa por qué tus correos llegan a spam: SPF, DKIM y DMARC.
Cuándo da igual y cuándo ya no
Puedes seguir con Gmail un tiempo si trabajas solo, apenas estás validando si alguien compra lo que ofreces y todavía no tienes sitio web.
Ya conviene cambiar si te pasa cualquiera de estas cosas:
- Más de una persona contesta a clientes.
- Envías cotizaciones a empresas o participas en licitaciones, donde el área de compras revisa quién eres.
- Ya tienes un dominio para tu sitio web y no lo usas en el correo.
- Algún cliente te ha preguntado si de verdad eres tú quien le escribe.
- Tu cuenta de Gmail depende del celular o la contraseña de un empleado.
Cómo cambiar sin perder lo que ya tienes
El cambio asusta porque parece que vas a perder clientes que siguen escribiendo a la dirección vieja. No tiene que ser así si lo haces por pasos.
- Asegura tu dominio. Si ya tienes uno para tu sitio, úsalo. Si no, regístralo a nombre de la empresa.
- Decide cómo nombrar las cuentas. Las cuentas por función (
ventas@,facturas@) sobreviven a la rotación de personal. Las cuentas por persona (luis@) dan trato más cercano. Muchos negocios usan las dos. - Elige dónde va a vivir el correo. Las dos opciones más comunes las comparamos en correo corporativo: Google Workspace o correo del hosting.
- Trae los mensajes viejos. El historial de Gmail se puede importar al buzón nuevo. Los detalles están en cómo cambiar de proveedor de correo sin perder mensajes.
- No cierres el Gmail de golpe. Déjalo activo unos meses con reenvío automático a la dirección nueva y una respuesta automática que avise el cambio.
- Actualiza todos los lugares donde aparece. Firma, tarjetas, sitio web, perfil de Google, WhatsApp Business, redes sociales y los datos que tienes registrados con tu sistema de facturación.
Un consejo práctico para el paso 6: busca en tu Gmail los remitentes que más te escriben y mándales un aviso personal. Un proveedor que paga tus facturas no debería enterarse del cambio por una respuesta automática.
Lo que conviene decidir hoy
No necesitas migrar todo esta semana. Sí conviene saber quién tiene la contraseña del correo con el que hablas con tus clientes y si esa cuenta le pertenece a tu negocio o a una persona. Si la respuesta te incomoda, ya sabes por dónde empezar.
Si quieres ver qué opciones hay para usar tu dominio en el correo de todo tu equipo, en koode.mx explicamos cómo funciona el correo corporativo con tu propio dominio, con soporte en español.