Ya decidiste que tu empresa necesita correo con su propio dominio. Ahora alguien te pregunta si conviene Google o Microsoft. Las dos opciones funcionan bien para un equipo de 3 personas o de 40. Lo que inclina la balanza es cómo trabaja tu gente cada día.
Si todavía dudas entre una suite como estas y el correo que viene con tu hosting, empieza por esta comparación entre Google Workspace y el correo del hosting. Esta nota es para quien ya quiere una suite completa y no sabe cuál de las dos grandes elegir.
Qué trae cada uno, en corto
Los dos te dan correo con tu dominio, calendario compartido, almacenamiento en la nube, videollamadas y editores de documentos. Cambian los nombres y la forma de usarlos.
- Google Workspace: Gmail, Calendar, Drive, Meet y los editores Docs, Sheets y Slides. Todo se usa desde el navegador o desde la app del celular. No instalas programas.
- Microsoft 365: Outlook, Teams, OneDrive y SharePoint, además de Word, Excel y PowerPoint. Según el plan, tienes solo las versiones web y móvil, o también los programas de escritorio para Windows y Mac.
Ese último detalle es el que más se pasa por alto. Antes de suponer que el plan incluye Excel instalado en la computadora, revisa exactamente qué plan estás cotizando.
La pregunta que decide casi todo: en qué archivos vive tu negocio
Piensa en un despacho contable en Guadalajara. Sus clientes le mandan hojas de Excel, y sus plantillas tienen fórmulas y macros armadas hace años. Si ese despacho se pasa a Google Sheets, la mayoría de los archivos abre bien, pero las macros de Excel no funcionan igual y algunos formatos se mueven. Para ese despacho, Microsoft 365 con Excel de escritorio evita fricción todos los días.
Ahora piensa en una ferretería en Querétaro con tres sucursales. Necesita que el encargado de cada tienda vea el mismo inventario desde el celular, comparta fotos de pedidos y conteste correos rápido. Ahí Google Workspace suele sentirse más simple: abres Drive en el teléfono, editas la hoja y todos ven el cambio al momento, sin mandar versiones por correo.
Una regla práctica: si tu equipo pasa el día en Excel y Word, y tus clientes o proveedores te mandan esos archivos, Microsoft 365 te ahorra conversiones. Si casi todo pasa en el navegador y en el celular, Google Workspace tiene menos curva de aprendizaje.
Correo: Gmail contra Outlook
Aquí pesa la costumbre. Quien lleva años con Gmail personal se adapta en una tarde a Gmail con el dominio de la empresa: misma bandeja, mismas etiquetas, mismo buscador. Quien viene de Outlook va a extrañar sus carpetas y sus reglas si lo cambias de golpe.
Las dos cuentas se pueden abrir desde otros programas. Puedes usar tu cuenta de Google en Outlook de escritorio, o tu cuenta de Microsoft en la app de correo del iPhone. Funciona, pero conviene que la mayoría del equipo use la herramienta nativa. Cuando cada quien usa un programa distinto, cualquier problema tarda más en resolverse.
Reuniones: Meet o Teams
Si vendes a corporativos, es probable que te inviten por Teams. No necesitas Microsoft 365 para entrar a una llamada de Teams, ni Workspace para entrar a una de Meet. La diferencia está en el día a día interno. Teams junta chat, canales, archivos y llamadas en una sola app; a unos equipos eso los ordena y a otros los abruma. Meet es más directo: te llega un enlace y entras.
Lo que no cambia, elijas cuál elijas
Hay cosas que dependen de ti y no de la marca:
- Los registros DNS. Para que el correo llegue, los registros MX de tu dominio deben apuntar al proveedor que elijas. Si eso te suena a chino, aquí está la explicación de los registros A, CNAME y MX.
- La autenticación del correo. Google y Microsoft te piden configurar SPF y DKIM, y conviene agregar DMARC. Sin eso, tus cotizaciones pueden terminar en spam. Lo explicamos en por qué tus correos llegan a spam.
- Quién es el administrador. La cuenta de administrador debe estar ligada a la empresa y no a una sola persona. Que al menos dos personas de confianza tengan acceso.
- La factura. Si contratas por medio de un distribuidor en México, pregunta desde el inicio si te entrega CFDI por la suscripción.
Cuándo cambiar y cuándo quedarte
Si ya usas una de las dos y tu equipo no se queja, no cambies por moda. Mover correos, calendarios y archivos lleva trabajo, y siempre hay alguien que no encuentra una carpeta después. Vale la pena cambiar cuando hay un motivo concreto:
- Tus clientes grandes te piden Teams o te mandan archivos que se descomponen en Sheets.
- Tu equipo trabaja casi todo desde el celular y Outlook le resulta pesado.
Si decides moverte, planea la migración con calma. Tenemos una guía para cambiar de proveedor de correo sin perder mensajes.
Haz una prueba real antes de pagar
Las dos marcas suelen ofrecer periodos de prueba. Úsalos en serio. Da de alta a dos o tres personas del equipo, no solo a ti, y pídeles que trabajen ahí una semana normal: que abran los archivos que de verdad usan y contesten a clientes desde el celular. Al final, pregúntales qué les estorbó. Esa respuesta pesa más que cualquier tabla comparativa.
Elijas Google o Microsoft, el dominio y los registros DNS tienen que estar en orden desde el primer día. Si quieres revisar esa parte con alguien que te conteste en español, en koode.mx puedes ver las opciones de correo corporativo con el dominio de tu empresa.