Correo de un empleado que se va: qué hacer con su buzón

Lupita, de ventas, renuncia un viernes en una distribuidora de material eléctrico en Monterrey. El lunes su buzón sigue recibiendo cotizaciones, pedidos y un aviso de pago de un cliente grande. Nadie sabe su contraseña y lo primero que alguien propone es borrar la cuenta.

Esa es justo la decisión que más cuesta corregir después. Esta nota te dice qué hacer con el correo de una persona que deja tu empresa, en qué orden, y qué revisar para que ningún cliente se quede escribiendo al vacío.

No borres la cuenta el primer día

Cuando eliminas un buzón pasan tres cosas a la vez. Los mensajes guardados se pierden, a menos que alguien los haya respaldado antes. Los clientes que escriben a esa dirección reciben un rebote y muchos piensan que tu empresa cerró. Y cualquier servicio registrado con ese correo deja de poder recuperar su contraseña.

Lo correcto es tomar control de la cuenta primero y decidir después qué hacer con ella. Borrar es el último paso, no el primero.

El mismo día de la salida: toma el control

Haz esto antes de que termine la jornada, aunque la persona se vaya en buenos términos:

1. Cambia la contraseña. Hazlo desde el panel de administración del correo, no pidiéndosela a la persona. Guarda la nueva en el lugar donde tu empresa guarda sus accesos.
2. Cierra las sesiones abiertas. Su celular personal probablemente tiene el correo configurado. En Google Workspace y Microsoft 365 el administrador puede cerrar todas las sesiones de un usuario. En el correo de tu hosting, cambiar la contraseña suele bastar para que la app del celular deje de sincronizar.
3. Revisa reenvíos y reglas. Es común que alguien haya puesto un reenvío automático a su Gmail personal, a veces sin mala intención. Si no lo quitas, seguirá recibiendo copia de todo lo que llegue.
4. Quita la autenticación en dos pasos ligada a su teléfono. Si el código de acceso llega a su celular personal, cámbialo por un número o app de la empresa.

Si la salida no fue amistosa, no le avises antes de hacer estos cambios. Hazlos y luego habla con la persona.

Qué hacer con los correos que siguen llegando

Durante semanas, a veces meses, seguirán llegando mensajes a esa dirección. Tienes varias opciones y puedes combinarlas:

• Respuesta automática. Un mensaje corto que diga que la persona ya no trabaja ahí y a quién escribir ahora, con nombre y correo. Evita explicaciones de más.
• Reenvío a quien la reemplaza. Todo lo que llega a la dirección de Lupita se copia a la bandeja de Jorge, que ahora atiende sus cuentas. Jorge no necesita una contraseña extra ni revisar otra bandeja.
• Convertir la dirección en alias. En vez de mantener un buzón completo, la dirección pasa a ser un alias que entrega a otra cuenta. En Google Workspace y Microsoft 365 esto importa porque cada usuario activo es una licencia que pagas cada mes.
• Buzón compartido. Si varias personas necesitan ver ese historial, algunos servicios permiten dejarlo como buzón compartido en lugar de usuario individual.

Para un despacho contable pequeño, lo más práctico suele ser respuesta automática más reenvío al socio que hereda los clientes.

Guarda el historial antes de cerrar nada

En ese buzón hay cotizaciones, acuerdos de precio y conversaciones con proveedores. A veces son la única prueba de lo que se prometió a un cliente.

Antes de convertir la cuenta en alias o eliminarla, copia los mensajes a otra parte. Las opciones habituales:

• Exportar el buzón desde el panel de administración (Google Workspace y Microsoft 365 tienen herramientas para esto).
• Copiar los correos a otra cuenta de la empresa por IMAP, el mismo método que se usa para cambiar de proveedor de correo sin perder mensajes.
• Descargar una copia con un programa de escritorio como Thunderbird o Outlook y guardarla en un disco de la empresa.

Después de copiar, abre la copia y busca un par de correos viejos. Si no puedes encontrarlos, el respaldo no está completo.

Revisa qué servicios estaban ligados a ese correo

Aquí está el problema que casi nadie ve venir. Esa dirección pudo usarse para dar de alta cosas importantes:

• El registro de tu dominio o el contacto de renovación.
• Las páginas de Facebook e Instagram del negocio, o tu ficha de Google.
• Portales de proveedores, paqueterías y plataformas de venta.
• El usuario administrador de tu sitio web.

Busca en su bandeja palabras como "bienvenido", "confirma tu cuenta" o "restablecer contraseña". Cada resultado es un servicio que tienes que pasar a otro correo. Si el dominio estaba a su nombre, revisa la nota sobre a nombre de quién debe estar el dominio de tu empresa, porque recuperar un dominio ajeno puede tomar mucho más que un cambio de contraseña.

Cuánto tiempo mantener la cuenta

No hay una regla fija. Una referencia útil es mantener la respuesta automática y el reenvío mientras sigan llegando mensajes de clientes reales. Revisa cada mes qué llega. Cuando solo veas boletines y spam, ya puedes eliminar el buzón o dejar únicamente el alias.

Si tu empresa maneja datos de clientes o tiene políticas internas sobre resguardo de información, confirma con tu contador o abogado cuánto tiempo debes conservar esos correos antes de borrarlos.

Para la próxima salida: prepara las cosas desde hoy

La mejor forma de que una renuncia no se vuelva un problema de correo es organizarlo antes:

• Usa direcciones por función. Que los clientes escriban a ventas@ o facturacion@, y que esas direcciones lleguen a quien ocupe el puesto. Cuando alguien se va, solo cambias a quién se entregan.
• Da de alta los servicios importantes con un correo de la empresa, no con el personal de un empleado.
• Deja por escrito, en el contrato o reglamento interno, que la cuenta de correo es de la empresa y que se le entrega al salir.
• Lleva una lista de accesos. La nota sobre quién debe tener cada contraseña de tu sitio te sirve como plantilla.

Si sospechas que la persona sigue entrando a la cuenta después de cambiar la contraseña, trátalo como un acceso no autorizado y sigue los pasos de qué hacer si alguien entró a tu correo.

Ten a la mano el panel de administración de tu correo y una persona que sepa usarlo, aunque sea alguien de tu equipo. Si estás por ordenar las cuentas de tu empresa o quieres pasar a direcciones por puesto, en koode.mx puedes revisar las opciones de correo corporativo con tu dominio y ver cuál te queda mejor.