Un cliente te escribe para pedir una cotización. Su correo no llega. Él recibe una respuesta automática en inglés que dice algo como 552 5.2.2 Mailbox full o Quota exceeded. Tú no recibes nada, ni siquiera un aviso. Para ti, ese cliente nunca escribió.

Así se ve un buzón lleno. No hace ruido de tu lado. Lo notas días después, cuando alguien te llama molesto porque "te mandó tres correos y no contestaste".

Qué pasa exactamente cuando tu buzón se llena

Cada cuenta de correo tiene un espacio asignado, que se llama cuota. Cuando lo usas completo, el servidor deja de aceptar mensajes nuevos para esa cuenta. Lo que ya tienes no se borra. Lo que viene en camino se rechaza y regresa a quien lo mandó.

Algunos servidores rechazan de inmediato. Otros guardan el mensaje unas horas y siguen intentando entregarlo; si el espacio no se libera, al final lo rechazan. En los dos casos el remitente recibe un rebote y tú no ves el mensaje original.

Esto también afecta lo que mandas. En varios sistemas, si el buzón está lleno, los correos que envías tampoco se guardan en "Enviados", y a veces el envío falla.

Cómo saber cuánto espacio estás usando

No esperes al rebote. Revísalo una vez al mes, toma dos minutos:

En el webmail: entra a tu correo desde el navegador. Casi siempre hay una barra o un porcentaje en una esquina que dice cuánto llevas usado.
En el panel de tu hosting: en la sección de correo aparece cada cuenta con su uso y su límite. Desde ahí también puedes ver qué cuentas están cerca del tope. Si nunca has entrado, esta guía del panel de control de hosting te explica qué encontrar.
En Google Workspace o Microsoft 365: el espacio se comparte entre correo, archivos y fotos. Un Drive lleno de videos también puede bloquear tu correo.

Qué se come el espacio (casi nunca son los correos de texto)

Un correo normal de texto pesa casi nada. Lo que llena un buzón son los archivos adjuntos que nadie borra:

Fotos de producto que te manda tu proveedor cada semana.
Planos, cotizaciones en PDF escaneado y facturas con XML repetidas en cada respuesta.
La carpeta Enviados, porque cada archivo que mandas también se guarda ahí.
La Papelera y el Spam, que en muchos servidores siguen contando aunque ya "borraste" el mensaje.

Piensa en un taller de herrería en Puebla que recibe fotos de cada trabajo terminado para mandarlas al cliente. Cada hilo de correo trae diez fotos, y luego se reenvían. En un año, esa cuenta guarda miles de fotos que ya están en el celular del dueño.

Cómo liberar espacio sin perder lo importante

Hazlo en este orden. Los primeros pasos liberan mucho y no tienen riesgo.

Vacía la Papelera y la carpeta de Spam. Revisa rápido que no haya nada que necesites y vacíalas desde el webmail.
Busca los correos más pesados. En la mayoría de los webmails puedes ordenar por tamaño. En Gmail escribe larger:10M en el buscador para ver los que pesan más de 10 MB. En Outlook busca por tamaño de mensaje. Borra los que ya tienes guardados en otro lado.
Limpia Enviados. Los archivos que mandaste hace dos años casi seguro siguen en tu computadora o en la carpeta compartida de la oficina.
Revisa carpetas automáticas. Boletines, notificaciones de redes sociales y avisos de tiendas en línea suman mucho. Date de baja de los que no lees.
Archiva lo antiguo que sí quieres conservar. Más abajo te explico cómo hacerlo bien.

Cuidado: borrar en el celular también borra en el servidor

Si tu correo está configurado con IMAP (lo normal hoy), todo lo que haces en el celular se refleja en el servidor y en la computadora. Si borras un correo en el teléfono, desaparece en todos lados. Eso es bueno para liberar espacio, pero hazlo con calma, no con "seleccionar todo".

Archivar sin crear otro problema

Programas como Outlook o Thunderbird te dejan mover correos antiguos a un archivo en tu computadora. Eso libera espacio en el servidor, pero cambia dónde viven esos correos: ahora dependen de esa computadora.

Si se descompone o se la roban, se pierde el archivo. Por eso, si archivas, ese archivo tiene que entrar en tus respaldos. Esta nota sobre respaldos y cómo probar que sirven aplica igual para tu correo.

Una tentación común es cambiar la cuenta a POP para que los correos "se bajen" a la computadora y se borren del servidor. Funciona, pero tu correo queda en una sola máquina y deja de verse en el celular. Para un negocio donde varias personas consultan la misma cuenta, casi nunca conviene.

Las cuentas compartidas se llenan primero

Cuentas como ventas@, facturacion@ o contacto@ suelen estar abiertas en tres o cuatro celulares. Nadie se siente responsable de limpiarlas. Un despacho contable en Guadalajara que recibe XML y PDF de cada cliente puede llenar facturas@ justo en la semana de cierre de mes, que es cuando más se necesita.

Dos cosas ayudan:

Nombra a una persona encargada de revisar el uso de esa cuenta cada mes.
Pide que los archivos importantes se guarden en una carpeta compartida y no se queden solo en el correo.

Cuándo ya no basta con limpiar

Si limpias y en pocas semanas vuelves al tope, tu negocio ya necesita más espacio. Pregúntale a tu proveedor si puedes subir la cuota de esa cuenta en particular o si el límite es del plan completo. Si el correo de tu hosting ya te queda chico, compara opciones en correo corporativo: Google Workspace o correo del hosting. Y si decides cambiarte, cambiar de proveedor de correo sin perder mensajes te explica cómo mover todo sin huecos.

Tu revisión de cada mes

Entra al webmail o al panel y anota el porcentaje de uso de cada cuenta.
Si alguna pasa de la mitad, vacía Papelera y Spam y borra los adjuntos más pesados.
Manda un correo de prueba desde tu Gmail personal a las cuentas compartidas para confirmar que llegan.

Si tu correo está con koode.mx y no sabes cuánto espacio tiene cada cuenta, el equipo de soporte te ayuda a revisarlo en español. Los detalles de espacio por cuenta y cómo ampliarlo están en la página de correo corporativo con tu dominio.

Buzón de correo lleno: por qué rebotan y cómo liberarlo