Una mañana mandas la lista de precios nueva a tus 400 clientes desde Outlook. A la mitad empiezan a llegar avisos de error. Algunos correos salieron y otros no, y no sabes cuáles. Si te pasó, lo más probable es que chocaste con el límite de envío de tu cuenta de correo.
Qué es el límite de envío
Casi todos los proveedores de correo ponen un tope a cuántos mensajes puede mandar una cuenta en cierto tiempo. Puede contarse por hora, por día o por número de destinatarios en un solo mensaje. Google Workspace y Microsoft 365 tienen sus propios topes, y el correo incluido en un hosting también.
El número exacto cambia de proveedor a proveedor y de plan a plan. Por eso no te damos una cifra aquí. Pídela a tu proveedor o búscala en su documentación, y anótala junto a tus contraseñas de correo.
Por qué existe y por qué te conviene
En un hosting compartido, muchas cuentas salen a internet por el mismo servidor. Si una sola cuenta manda miles de correos de golpe, Gmail y Outlook lo leen como spam y pueden bloquear al servidor completo. Ahí pagan todos: tú, la ferretería de al lado y el despacho del piso de arriba.
El límite también te cuida si alguien roba tu contraseña. Un buzón hackeado casi siempre se usa para mandar spam. Con tope, el daño se frena en minutos y no en horas, y tu dominio no queda marcado como fuente de basura.
Señales de que llegaste al tope
- Recibes un rebote con frases como "sending limit exceeded", "exceeded the maximum number of emails" o "too many recipients".
- Outlook o el correo del celular deja mensajes atorados en la bandeja de salida.
- Puedes recibir correos sin problema, pero no puedes enviar ninguno durante un rato.
- Un mensaje con muchos destinatarios en CCO falla completo, aunque el mismo correo a una sola persona sí sale.
Lee el rebote completo. Ahí suele venir el motivo exacto, y es lo primero que te va a pedir soporte. Si el rebote habla de buzón lleno, el problema es otro: revisa por qué rebotan los correos cuando el buzón está lleno.
Lo que no debes hacer
La tentación es darle "reenviar" hasta que salga. Cada intento cuenta contra el límite y alarga el bloqueo. Tampoco sirve crear una segunda cuenta para repartir los envíos masivos: el servidor es el mismo y el problema de reputación también.
Y no metas a 300 personas en CCO en un solo correo. Además de chocar con el tope de destinatarios, ese tipo de mensaje es de los que más rápido terminan en la carpeta de spam de tus clientes.
Qué hacer según tu caso
Si mandas cotizaciones y correos uno a uno
Un despacho contable en Guadalajara que manda recordatorios de pago a 40 clientes en un día normalmente no llega al límite. Si un día pasa, espera a que se reinicie el conteo y reparte los envíos a lo largo de la jornada. Pregunta a tu proveedor si el conteo se reinicia cada hora o cada día, porque cambia mucho cuánto tienes que esperar.
Si mandas promociones o boletines
Ese trabajo le toca a una plataforma de email marketing, como Mailchimp o Brevo. Están hechas para enviar a miles de personas, manejan las bajas de suscripción y te dicen quién abrió el correo. Tu buzón corporativo queda libre para lo que sí es: hablar con clientes y proveedores.
Al conectar la plataforma con tu dominio, te pedirá agregar unos registros en tu DNS. Hazlo, porque sin ellos tus promociones tienen más riesgo de caer en spam. En correos que llegan a spam: SPF, DKIM y DMARC explicamos para qué sirve cada uno.
Si tu tienda o tu formulario mandan los avisos
Una tienda en WooCommerce manda confirmaciones de pedido, avisos de envío y correos para recuperar contraseñas. En temporada alta, como el Buen Fin o el Hot Sale, eso puede sumar más de lo que tu cuenta permite. La salida común es conectar la tienda a un servicio de envío transaccional por SMTP, para que esos correos no compitan con tu buzón ni se queden atorados cuando más ventas tienes.
Si además tu formulario de contacto dejó de llegar, revisa por qué un formulario de WordPress no envía.
Si tú no mandaste nada
Si llegaste al límite un día en que casi no enviaste correos, tómalo en serio. Revisa la carpeta de enviados y los rebotes. Si ves mensajes en otro idioma o dirigidos a gente que no conoces, alguien está usando tu cuenta.
Cambia la contraseña desde el webmail, cierra la sesión en los equipos que no reconozcas y sigue los pasos de qué hacer si alguien entró a tu correo. Avísale también a tu proveedor: a veces ellos ven el origen de los envíos antes que tú.
Preguntas para hacerle a tu proveedor
Antes de tu próxima campaña, o antes de contratar correo, pide estas respuestas por escrito:
- ¿Cuántos correos puede enviar cada cuenta por hora y por día?
- ¿Cuántos destinatarios acepta un solo mensaje?
- ¿El límite es por cuenta o por dominio completo?
- Cuando se rebasa, ¿cuánto dura el bloqueo y me avisan?
- ¿Puedo conectar un servicio externo de envío sin dejar de usar el correo de mi dominio?
Una tienda de refacciones en Monterrey que manda 20 correos al día no necesita lo mismo que una escuela de idiomas que avisa a 600 alumnos cada semana. Con las respuestas en la mano puedes decidir si tu plan actual alcanza o si conviene separar los envíos masivos desde ya.
Si tu equipo manda muchos correos y no sabes si tu plan da para eso, en koode.mx puedes revisar las opciones de correo corporativo con tu dominio y preguntarle a soporte en español cuál va con el volumen de tu negocio.