Faltan pocas semanas para el cierre de fin de año. Si tu negocio para entre Navidad y Reyes, tus clientes van a seguir escribiendo. Una respuesta automática bien hecha les dice qué esperar y a quién acudir. Una mal hecha confunde, se queda activa hasta febrero o le da información útil a un estafador.
Configúrala en el servidor, no en tu computadora
Este es el error más común. Mucha gente crea la respuesta automática como una regla dentro de Outlook o Thunderbird en la computadora de la oficina. Funciona mientras esa computadora esté prendida y con el programa abierto. El 23 de diciembre alguien la apaga, y la respuesta deja de salir sin que nadie se entere.
La respuesta tiene que vivir en el servidor de correo, que trabaja aunque nadie esté conectado. El lugar depende de dónde tengas tu correo:
- Correo del hosting: entra al webmail o al panel de control y busca una opción llamada "Respuesta automática", "Autoresponder" o "Fuera de la oficina".
- Google Workspace: en Gmail, abre Configuración, pestaña General, sección "Respuesta automática".
- Microsoft 365: en Outlook en el navegador, abre Configuración, Correo, "Respuestas automáticas".
Si usas el correo en el celular con POP, recuerda que los mensajes pueden bajarse a un solo aparato. Antes de irte, revisa que no te pase lo que explicamos en IMAP o POP: por qué tus correos desaparecen del celular, para que al regresar encuentres todo en su lugar.
Ponle fecha de inicio y fecha de fin
Casi todas las plataformas permiten programar la respuesta. Úsalo. Si la activas a mano el último día, es fácil que se te olvide. Si la apagas a mano al regresar, es todavía más fácil olvidarlo.
Una respuesta de "estamos de vacaciones" que sigue saliendo a mediados de enero hace pensar al cliente que el negocio cerró o que nadie lee el correo. Programa el fin para el mismo día en que vuelves a abrir, no una semana después.
Qué decir en el mensaje
Piensa en quién te escribe en esas fechas. Una ferretería en Querétaro recibe cotizaciones de obra. Un despacho contable en Guadalajara recibe dudas de clientes con declaraciones pendientes. El mensaje debe resolverle algo a esa persona, no solo avisar que no estás.
Incluye:
- Las fechas exactas de cierre y el día en que contestarán los mensajes.
- Qué hacer si es urgente: un teléfono de guardia, el WhatsApp general del negocio o la sección de contacto de tu sitio.
- Si la tienda en línea sigue vendiendo, y cuándo se envían los pedidos hechos en esos días.
Un ejemplo para el despacho:
Gracias por escribir. El despacho está cerrado del 21 de diciembre al 4 de enero. Leeremos tu mensaje a partir del 5 de enero. Si tienes un trámite con fecha límite en esos días, llama al teléfono de guardia que aparece en nuestra página de contacto.
Corto. Fechas claras. Una salida para lo urgente.
Qué no poner nunca
La respuesta automática le contesta a cualquiera, incluidos los estafadores. Un fraude común en temporada de vacaciones va así: alguien se entera de que el dueño está fuera y le escribe a la administradora haciéndose pasar por él, pidiendo una transferencia "urgente". La respuesta automática le confirmó justo lo que necesitaba saber.
Por eso evita:
- Datos bancarios o instrucciones de pago.
- El celular personal del dueño o de algún empleado.
- Frases como "nadie revisará el correo" o "el encargado de pagos es Fulano".
Avisa también a tu equipo: en esas semanas, cualquier petición de dinero por correo se confirma por teléfono, aunque parezca venir del jefe. Si sospechas que alguien ya entró a una cuenta, sigue los pasos de qué hacer si alguien entró a tu correo.
Alias y buzones compartidos: una sola respuesta
Si ventas@ es un alias que reparte los mensajes a tres personas y las tres activan su respuesta automática, el cliente recibe tres avisos iguales. Se ve desordenado.
Decide quién contesta. Activa la respuesta en un solo buzón, el que recibe el alias, y que los demás pongan un mensaje propio solo en su dirección personal. Si no tienes claro cómo están armados tus alias, la nota alias de correo: crea ventas@ sin abrir otro buzón lo explica paso a paso.
Busca también la opción que limita cuántas veces se le contesta al mismo remitente. Así, un cliente que te escribe cinco veces no recibe cinco respuestas, y si te suscribiste a algún boletín no terminas en una cadena de respuestas automáticas contra respuestas automáticas.
Pruébala antes de irte
No esperes al último día. Dos o tres días antes del cierre:
- Activa la respuesta con una fecha de prueba de una hora.
- Escríbele a tu correo del negocio desde una cuenta personal, por ejemplo tu Gmail.
- Revisa que la respuesta llegue, que no caiga en spam y que las fechas y el teléfono estén bien escritos.
- Ábrela en el celular. La mayoría de tus clientes la va a leer ahí.
- Programa las fechas reales y guarda.
Si la respuesta llega a la carpeta de spam, el problema suele estar en la configuración del dominio y no en el mensaje. Revisa por qué tus correos llegan a spam antes de diciembre, porque afecta a todos tus correos, no solo a este.
Al regresar
El primer día de trabajo, confirma que la respuesta ya se desactivó. Luego contesta primero a quien escribió por algo urgente y no recibió atención por la vía de guardia. Esa persona es la que más recuerda cómo la trataste.
La misma herramienta sirve el resto del año. Cuando alguien sale de vacaciones en Semana Santa o deja la empresa, una respuesta automática evita que los clientes se queden hablando solos. Para el segundo caso, mira qué hacer con el buzón de un empleado que se va.
Si todavía atiendes a tus clientes desde una cuenta gratuita y quieres que estas opciones vivan en el servidor con tu propio nombre, en koode.mx puedes revisar cómo funciona el correo corporativo con tu dominio antes de que llegue el cierre de año.